Digitale transformatie strategie: hoe stel je die op?

Veel organisaties zetten de eerste stappen in hun digitale transformatie. Soms omdat ze kansen zien, vaak uit pure noodzaak. En als je eenmaal begint blijkt dat in de praktijk vaak nog lastig: want waar moet je beginnen en hoe pak je het goed aan? De vele kansen brengen tegelijkertijd ook veel opties en mogelijkheden met zich mee. Dat kan nogal verlammend werken. Het resultaat: je wilt graag beginnen, maar je hebt geen idee waar en hoe.

Ons advies: ontwikkel eerst een heldere digitale strategie. Een duidelijk en doordacht plan stuurt je in de juiste richting en neemt direct onnodige twijfels weg. In feite hoef je dan alleen nog maar op je eigen plan en uitvoering te vertrouwen. 😉 In dit artikel geven we handvaten voor het bepalen van jouw digitale strategie:

• Waarom een digitale strategie?
• Hoe bepaal ik mijn digitale strategie?
• Digitale strategie op één A4'tje
• Hoe vertaal ik mijn digitale strategie naar een roadmap?

Waarom een digitale strategie?

We begeleiden nu een aantal jaren organisaties in de B2B maakindustrie, zorg en agrarische sector in hun digitale transformatie. Elke keer weer is het ontwikkelen van een digitale strategie een belangrijk beginpunt. Allereerst is het voor jezelf en je organisatie natuurlijk een stuk prettiger werken: je hebt een duidelijke focus als je weet waar je organisatie digitaal naar streeft. Daarnaast dwingt het je na te denken over de manier waarop je digitaal het meeste waarde toevoegt voor je doelgroep. Wat dat betreft biedt het dus direct kansen om de waarde voor je klanten te vergroten. 

Bovendien, heb je een plan waaruit blijkt dat er goed over nagedacht is? Sluit het daarnaast ook nog naadloos aan op de strategie van je organisatie? Dan is het intern ook een stuk makkelijker te 'verkopen'. Handig om de juiste personen aan te trekken en als er investeringen gedaan moeten worden.

Hoe bepaal ik mijn digitale strategie?

Kortom, een heldere digitale strategie is onmisbaar. Maar wat omvat een digitale strategie en hoe bepaal ik deze? Voor het maken van een strategie maken wij gebruik van een digitale strategie canvas, waarbij we eerst kijken naar de huidige situatie (current state). Vervolgens kijken we naar de gewenste situatie (desired state). Zit er een duidelijke GAP tussen de current state en de desired state? Geen man over boord, het komt vaak voor dat informatie ontbreekt of onvolledig is. De uitkomsten van deze GAP-analyse zijn direct voer voor verdieping en geven verdere invulling aan de digitale strategie.  

Het canvas bestaat uit meerdere bronnen die belangrijk zijn voor het vormen van de digitale strategie.

De belangrijke onderdelen lichten we hieronder uit. Zo weet je welke input nodig is om een succesvolle digitale strategie te ontwikkelen.

Strategische context 

Wat zijn de strategische uitgangspunten van je organisatie? Zijn deze uitgangspunten scherp en voldoende uitgekristalliseerd? Als je concreet weet welke koers je organisatie vaart, dan kun je de digitale strategie daar op aansluiten. Is dat toch nog niet 100% helder? Dan moet daar eerst aan gesleuteld worden. Oftewel, tijd om deze GAP samen met je collega’s te dichten!

Doelgroepen 

Welke doelgroepen bedien je als organisatie? Welke behoeften hebben deze verschillende doelgroepen? En welke voordelen hebben deze doelgroepen van het gebruik maken van je online kanalen en platformen? Een hoop vragen. Een goed startpunt om dit inzichtelijk te maken is het invullen van een doelgroep canvas. De behoeften van je klanten is ten slotte de basis waarop je je digitale platformen bouwt. Meer weten over hoe je inzicht krijg in de klantbehoefte? Wij schreven hier eerder al een artikel over.

Online doelen 

Zijn er in de current state al online doelen vastgelegd? Idealiter wel natuurlijk, want je moet weten waar je het als organisatie voor doet. Heb je meerdere doelgroepen en/of platformen? Stel dan ook meerdere doelen. En het liefst zo concreet mogelijk. Veelvoorkomende doelen als ‘online omzet verhogen’ of ‘naamsbekendheid verhogen’ klinken in eerste opzicht interessant, maar zijn veel te vaag. De ruimte voor interpretatie is te groot, waardoor je deze doelen nooit kunt evalueren. 

In de desired state moet dat dus een slag duidelijker. In de meest ideale situatie doe je eerst een 0-meting en bespreek je de doelen voor het komende jaar. Dan heb je ook zo min mogelijk last van bijvoorbeeld seizoensinvloeden.  

Tegelijkertijd snappen wij ook dat het niet makkelijk is om concrete doelen te stellen. Hieronder een aantal voorbeelden van harde kwantitatieve doelstellingen: 

• x aantal leads 
• x aantal bestellingen 
• € online omzet 
• x aantal aanvragen 

Daarnaast kan je natuurlijk ook doelen stellen op het gebied van naamsbekendheid, vindbaarheid en het vergaren van contactgegevens van potentiële klanten, waaronder: 

• x aantal bezoeken 
• x aantal organische bezoeken 
• x aantal downloads 
• x aantal inschrijvingen nieuwsbrief 

De kunst is altijd om op het snijvlak te zitten van ambitie en haalbaarheid. Lukt het door het ontbreken van een 0-meting nou niet om zulke concrete doelstellingen op te stellen? Bespreek dan samen met je collega’s wat voor jullie wél werkt. Het gaat er ten slotte om dat je een goede basis hebt om de voortgang te evalueren. Denk bijvoorbeeld aan doelstellingen als: 

• Validatie ontwerp bij de doelgroep 
• Datum livegang website of tool 
• Realisatie van koppeling tussen ERP/PIM pakket en bestelportaal 
• Realisatie van een digitale strategie en roadmap

Unieke waardepropositie 

Is er in de current state al bekend wat de unieke waardepropositie van jouw organisatie is? Wat is het onderscheidende vermogen ten opzichte van je concurrenten? Als je dat scherpt hebt, dan kan je je doelgroepen op je digitale platformen gerichter overtuigen. Weten hoe je achter de unieke waardepropositie van jouw organisatie komt? Lees dan direct dit artikel. 

Digitale infrastructuur 

Welke digitale platformen staan er in de current state live? En welke platformen heb je in de desired state nodig wat aansluit op het gewenste gedrag van de doelgroep? Het bepalen van de juiste infrastructuur is een belangrijke stap, want het opzetten van platformen is een tijdrovende en kostbare klus. Je moet dus zeker weten dat de beoogde platformen duidelijke voordelen hebben voor je doelgroep.  

Wil je dit 100% zeker weten? Betrek dan in een vroeg stadium een deel van je (potentiële) doelgroep in de vorm van een focus groep. Vraag ze uit welke acties ze online willen uitvoeren en wat de prioriteiten zijn. Zo minimaliseer je de kans dat je iets bouwt wat niet aansluit op de doelgroep. Dat zou natuurlijk zonde zijn. 

Bovendien zien we dat er bij veel organisaties een enorme (wild)groei aan digitale oplossingen ontstaan. Dat vormt een risico want je wilt je digitale infrastructuur ook beheersbaar en toekomstbestendig houden. Bij het uitbreiden moet je dat niet uit het oog verliezen. Door het met een strategie aan te vliegen voorkom je niet alleen wildgroei maar is het ook mogelijk je bedrijfsprocessen direct efficiënter in te richten.

Inzicht & monitoring 

Op welke KPI’s en op basis van welke bronnen monitor je nu de voortgang? Wat ons betreft vertaal je de gestelde doelen naar een overzichtelijk real-time dashboard. We schreven eerder al eens een artikel met 4 redenen waarom elke organisatie een online dashboard nodig heeft. Wil je een sturend totaalbeeld van alle marketingdata? Overweeg dan Google DataStudio. Gaat het meer het inzichtelijk maken en visualiseren van processen? Kies dan bijvoorbeeld voor PowerBI.

Interne organisatie 

Welke middelen en personen zijn er in de current state beschikbaar? En wat heb je als organisatie nodig om de beoogde digitale transformatie te realiseren in de desired state? Dat zijn relevante vragen als je het daadwerkelijk tot een succes wil maken. Enerzijds heb je simpelweg voldoende gekwalificeerde collega’s, tijd en investeringsruimte nodig. Anderzijds heb je intern ook draagvlak nodig. Oftewel, hoe krijg je iedereen mee?  
 
Een uitkomst van de GAP analyse kan zijn dat er te weinig middelen of kennis aanwezig is. De juiste mensen op de juiste plek, bijvoorbeeld aangevuld met trainingen & workshops is dan een logisch advies om naar desired state te belanden.

Digitale strategie op één A4’tje 

Met het vullen van current state en de desired state zie je direct waar de GAPs ontstaan. Als al deze GAPs ingevuld zijn dan kun je toewerken naar één digitale strategie. Deze strategie moet een duidelijke weergave zijn van de koers die je organisatie de komende jaren digitaal gaat varen. Wij raden aan dit op één A4’tje te plaatsen, want dat is pas écht overzichtelijk. Het moet dus niet te gedetailleerd, maar tegelijkertijd wel concreet genoeg. En het liefst ook nog netjes vormgegeven, dan kan je ‘m zelfs boven je bureau of bed hangen ;).

Hoe vul ik de digitale strategie op één A4’tje?  

Wij werken met een eigen ontwikkelde variant van het welbekende OGSM model, een model waarmee je ambities vertaald naar meetbare doelstellingen. Daarin lichten wij de volgende elementen 5 onderdelen uit: 

1. Organisatie doelstelling -  wat is de doelstelling van je organisatie? 
2. Digitale doelstelling – wat is de digitale doelstelling van je organisatie? 
3. Doelen – welke subdoelstellingen dragen bij aan onze digitale doelstelling? 
4. Strategieën - welke middelen zet je in om deze doelen te halen? 
5. Dashboard - hoe maken we de doelen meetbaar en meten we onze voortgang? 

Is een digitale strategie in beton gegoten? Nee, dat zeker niet. De wereld verandert razendsnel. Daarnaast kan het natuurlijk ook zo zijn dat de strategie van je organisatie wijzigt. Vandaar dat het slim is om de digitale strategie periodiek onder de loep te nemen en waar nodig bij te schaven.

Hoe vertaal ik mijn digitale strategie naar een roadmap? 

De eerste stap is gezet: je bent als organisatie trotse eigenaar van een digitale strategie. Daarmee heb je de doelgroepen, propositie en infrastructuur goed in beeld, zijn er doelen gesteld en weet je welke strategieën je volgt om deze doelen te realiseren. 

Maar daarmee ben je er natuurlijk nog niet. Want waar begin je mee? Hoe zet je de eerste stappen? Mijn collega Jeffrey legt uit hoe je de digitale strategie vervolgens vertaalt naar en roadmap. Met een strategie én een logische planning kun je vervolgens direct aan de slag.