Stroomlijnscan

Intake: eerst weten waar je staat

Voorafgaand aan de sessie brengen we jullie organisatie en het vraagstuk op hoofdlijnen in kaart. Je ontvangt een vragenlijst over het bedrijf, klanten en doelgroepen, doelstellingen en strategie. Ook kijken we naar de digitale systemen die jullie gebruiken en hoe die met elkaar samenhangen.

We onderbouwen het vraagstuk met cijfers

Waar mogelijk vragen we om cijfers. Omzet- en klantontwikkeling geven bijvoorbeeld context aan commerciële doelstellingen. De verdeling van mensen over afdelingen toont waar capaciteit zit. En de verhouding tussen bestaande en nieuwe business zegt iets over de manier waarop de commerciële organisatie is ingericht.

We analyseren de antwoorden vooraf. Daardoor gebruiken we de gezamenlijke sessie niet om basisinformatie op te halen, maar om verder te onderzoeken waar opvallende resultaten en knelpunten vandaan komen.

Heb je al een oplossing in gedachten?

Misschien ligt de richting al min of meer vast. Je denkt bijvoorbeeld aan een nieuw platform, verdere automatisering of een koppeling tussen bestaande systemen.

Ook dat nemen we mee in de intake. We willen weten welk probleem de investering moet oplossen en wat je ermee wilt bereiken. Tijdens de sessie onderzoeken we vervolgens of de gekozen richting aansluit op wat er binnen de organisatie speelt.

Sessie: waar komt het vraagstuk vandaan?

Een knelpunt ontstaat niet altijd op de plek waar je er last van hebt. Handmatig werk op de binnendienst hangt bijvoorbeeld samen met het offerteproces, de beschikbaarheid van productinformatie of de manier waarop systemen gegevens uitwisselen.

Daarom bekijken we tijdens de sessie het vraagstuk binnen de organisatie als geheel. We onderzoeken:

• de doelstellingen en resultaten;
• de inrichting van afdelingen en processen;
• de digitale systemen die het werk ondersteunen; en
• de ervaringen van de mensen die ermee werken.

We bekijken het vraagstuk vanuit verschillende kanten

Tijdens de sessie spreken we met de mensen die het vraagstuk kennen en betrokken zijn bij de keuzes die volgen.

Een commercieel directeur kijkt vanuit andere verantwoordelijkheden naar een proces dan een medewerker die dagelijks aanvragen verwerkt. Die verschillende perspectieven leggen we naast elkaar. We vragen door op opvallende uitkomsten uit de intake en onderzoeken hoe processen in de praktijk verlopen.

Soms halen we aanvullende informatie op bij medewerkers buiten de sessie. Wie we betrekken en waar we verder op doorvragen, hangt af van wat tijdens het onderzoek naar voren komt.

We zoeken naar de oorzaak achter het knelpunt

Een lange doorlooptijd vertelt bijvoorbeeld nog niet waarom een aanvraag blijft liggen. Misschien ontbreekt productinformatie, vraagt elke offerte om een handmatige berekening of nemen medewerkers gegevens over tussen systemen.

We zoeken daarom naar verbanden tussen de cijfers, processen, systemen en ervaringen binnen de organisatie. Zo brengen we in kaart waar knelpunten ontstaan, wat de oorzaken zijn en welke gevolgen ze hebben voor de doelstellingen van de organisatie.

Waar voldoende vergelijkingsmateriaal beschikbaar is, nemen we ook gegevens van andere productgedreven B2B-bedrijven mee in de analyse.

We onderzoeken welke richting past

Op basis van de analyse werken we verschillende scenario's voor het vervolg uit. Per scenario geven we:

• de richting die we adviseren;
• een logische eerste stap;
• een indicatie van de benodigde investering;
• wat de keuze vraagt van de organisatie; en
• de belangrijkste kansen en risico's.

Daar komt niet altijd direct een nieuwe digitale oplossing uit voort. Misschien vraagt een onderdeel eerst om verdere verdieping, ligt de oorzaak ergens anders dan vooraf gedacht of blijkt een aanpassing in het bestaande proces of systeem logischer dan een nieuwe investering.

Heb je bij de start al een oplossing in gedachten en sluit die goed aan op de analyse? Dan heb je de onderbouwing om daar gericht mee verder te gaan.

Dit levert de Stroomlijnscan op

Na afloop presenteren we de analyse en onze scenario's voor het vervolg. Je ontvangt:

• een diagnose van de belangrijkste knelpunten, oorzaken en gevolgen;
• de cijfers en bevindingen waarop we onze conclusies baseren;
• verschillende scenario's voor het vervolg;
• per scenario een eerste stap en investeringsindicatie;
• inzicht in wat elk scenario vraagt van de organisatie;
• de belangrijkste kansen en risico's.

Daarmee heb je een onderbouwde basis om te bepalen waarin je wel en niet investeert.

Kies je ervoor om met een scenario verder te gaan? Dan werken we de gekozen richting verder uit en bepalen wat nodig is voor de uitvoering.

Investering en doorlooptijd

De omvang van de Stroomlijnscan hangt af van het vraagstuk en de organisatie. Het aantal betrokken teams, de beschikbare informatie en de benodigde verdieping bepalen hoeveel onderzoek het traject vraagt.

• Investering: €2.500-€10.000
• Doorlooptijd: 2-4 weken

We betrekken de mensen die het vraagstuk goed kennen en verantwoordelijkheid dragen voor de keuzes die volgen. Steun en betrokkenheid vanuit de directie zijn daarom onderdeel van het traject.

Leg je vraagstuk aan ons voor

Wil je weten of de Stroomlijnscan past bij wat er binnen jullie organisatie speelt? Laat hieronder je gegevens achter en vertel kort waar je tegenaan loopt. Zo kunnen we ons alvast in je situatie verdiepen voordat we contact opnemen.

Wat gebeurt er na je aanvraag?

We nemen eerst contact met je op om het vraagstuk kort te bespreken. We kijken of de Stroomlijnscan hierbij past en stemmen af wie we vanuit jullie organisatie nodig hebben voor het onderzoek.

Past de scan bij het vraagstuk? Dan ontvang je de intakevragenlijst. Met jullie antwoorden bereiden we de sessie voor en bepalen we waar we tijdens de sessie verder op doorvragen.