De fabriek is Lean, maar het kantoor nog niet

In de Nederlandse industrie groeit het aandeel kantoorpersoneel sneller dan het aantal mensen in de productie. In sommige sectoren, zoals hightech, is inmiddels 35 tot 40 procent van het personeel kantoorgebonden.

Internationaal ligt dat aandeel lager. Volgens de United Nations Industrial Development Organization geldt in productie-intensieve bedrijven een verhouding van 75 tot 80 procent directe medewerkers tegenover 20 tot 25 procent indirecte functies, waaronder planning, logistiek en interne ondersteuning.

De verschuiving is goed te verklaren:

• Automatisering vermindert het aantal handen in productie
• Digitalisering vraagt om rollen in IT, data en procescoördinatie
• Regelgeving en internationale ketens vergroten de behoefte aan afstemming
• Meer kennis betekent meer coördinatie.

De relevante vraag voor het management: vertaalt die groei zich in hogere efficiëntie en productiviteit?

In dit artikel gaan we in op:

• De structurele groei van kantoorpersoneel in de industrie
• Waarom die groei niet automatisch tot meer efficiëntie leidt
• Wat productie anders heeft georganiseerd dan het kantoor
• Waar de volgende structurele efficiëntieslag ligt

Groei van kantoorcapaciteit leidt niet automatisch tot hogere productiviteit

Onderzoek van de International Labour Organization laat zien dat bedrijven die sterker inzetten op kennis- en coördinatiefuncties zich beter kunnen aanpassen aan technologische verandering.

Op papier zou een groter aandeel kantoorfuncties dus moeten bijdragen aan:

• Betere besluitvorming
• Minder fouten
• Snellere aanpassing aan verandering

Toch laat internationale productiviteitsdata van onder meer de OECD zien dat de arbeidsproductiviteit in productieomgevingen de afgelopen decennia aanzienlijk sterker is gestegen dan in administratieve en ondersteunende activiteiten.

Met andere woorden: de groei van indirecte functies vertaalt zich niet vanzelf in dezelfde efficiëntiesprong als die op de werkvloer heeft plaatsgevonden.

Dat verschil vraagt om uitleg.

Waar het op kantoor anders loopt

Wanneer de werkdruk op kantoor toeneemt, zijn de reflexen herkenbaar. Extra capaciteit wordt ingezet om achterstanden op te vangen. Software wordt toegevoegd om specifieke knelpunten op te lossen. Extra controles worden ingebouwd om fouten te voorkomen.

Dat leidt tot situaties zoals:

• Excel-overzichten naast het ERP
• Digitalisering die zorgt voor méér processen in plaats van minder 
• Marketeers die vooral bezig zijn met de waan van de dag, wat leidt tot versnipperde acties
• Structurele correctierondes in het orderproces
• Nieuwe tools die naast bestaande systemen opereren
• Een applicatielandschap dat steeds complexer wordt door nieuwe software 
• Veel interne overdracht tussen afdelingen

Individueel zijn dat logische keuzes. In samenhang ontstaat echter een complexer geheel. Meer overdrachtsmomenten, meer afhankelijkheden en minder overzicht.

Het proces als systeem wordt zelden opnieuw ontworpen. Het groeit.

En daar zit het fundamentele verschil met productie.

Wat productie wél systematisch heeft gedaan

In productieomgevingen is de afgelopen decennia niet alleen geïnvesteerd in technologie, maar ook in procesdiscipline. Werk is gestandaardiseerd. Doorlooptijden zijn inzichtelijk. Afwijkingen worden gemeten en structureel opgelost. Verbetering is onderdeel van het systeem geworden.

Volgens OECD-data is de productiviteitsgroei in productieomgevingen sinds de jaren negentig substantieel hoger geweest dan in veel ondersteunende functies. Technologie verklaart een deel van die groei. De manier waarop processen zijn ingericht verklaart minstens zoveel.

In productie is helder:

• Wat de normprestatie is
• Waar vertraging ontstaat
• Wanneer moet worden bijgestuurd
• Het proces is expliciet ontworpen en bestuurbaar gemaakt.

Op kantoor is die systematiek vaak minder expliciet ingericht.

De volgende efficiëntieslag ligt op kantoor

Waar productieprocessen jaren geleden al strakgetrokken zijn met Lean-trajecten, ligt de volgende stap in de organisatie eromheen. Extra capaciteit, software of processen lossen dit niet structureel op. De volgende stap zit in het opnieuw ontwerpen van processen.

Voor directies raakt dit aan meer dan operationele efficiëntie. Een organisatie met beperkt inzicht in haar kantoorprocessen heeft moeite om op te schalen, nieuwe collega’s in te werken, te internationaliseren of snel in te spelen op marktveranderingen.

Wanneer processen niet als samenhangend systeem zijn ingericht, vertaalt groei zich sneller in extra complexiteit dan in extra marge. Nieuwe klanten, nieuwe markten of extra volume zorgen voor meer coördinatie en afstemming.

Zonder herontwerp groeit de organisatie mee in omvang, maar niet automatisch in wendbaarheid.

De fabriek van de toekomst begint op kantoor

De afgelopen decennia lag de nadruk in de industrie op optimalisatie van de werkvloer. Daar zijn grote stappen gezet in standaardisatie, automatisering en procesdiscipline.

De volgende stap ligt in de organisatie daaromheen.

Een Lean ingerichte productieomgeving vraagt om een kantoororganisatie die net zo voorspelbaar en bestuurbaar is. Zonder die samenhang ontstaat er spanning tussen operatie en ondersteuning. Dat vertaalt zich uiteindelijk in hogere kosten, lagere marge of beperkte schaalbaarheid.

Wie kantoorprocessen met dezelfde discipline benadert als productieprocessen, versterkt niet alleen de efficiëntie, maar ook de robuustheid van de organisatie.

En daarmee de ruimte om gecontroleerd te groeien.

Mocht je dit verhaal herkennen dan is dat voldoende aanwijzing dat hieraan werken weleens bovengemiddeld veel impact zou kunnen hebben.