Flinke efficiëntieslag in onderdelen bestelproces dankzij exploded views

Uitdaging

Naast eigen producten en bijbehorende onderdelen, levert Waterkracht ook een breed scala aan machines en onderdelen van andere leveranciers. Als onderdelen vervangen moesten worden, belde of mailde de klant met de klantenservice van Waterkracht. De klantenservicemedewerkers van Waterkracht werden vervolgens ontzettend druk met zoeken, veelal in papieren catalogi, welk onderdeel er uiteindelijk nodig was.

Hierbij kwam het vaak voor dat er alsnog het verkeerde onderdeel (wat er bijvoorbeeld veel op lijkt) wordt opgestuurd, waarbij medewerkers naderhand weer druk waren met retourhandelingen en de klant nog langer moest wachten voordat het onderdeel vervangen kon worden. Dit is dus erg arbeidsintensief, niet klantvriendelijk en tijdrovend.

Oplossing

Samen met spareparts.live heeft Frontis een oplossing gevonden waarmee het proces rondom onderdelen bestellen een stuk efficiënter kan.

Spareparts.live generator

Een groot aantal van de exploded views* die beschikbaar zijn van de producten die Waterkracht levert, zijn alleen voorhanden op papier in dikke catalogi. De spareparts.live generator maakt het mogelijk om zowel papieren als digitale exploded views in te lezen. Het systeem plaatst automatisch een laag over de tekening waarmee de nummers in een exploded view vrijwel automatisch gekoppeld worden aan een artikelenlijst.

*Een exploded view is een technische tekening waarin bijvoorbeeld een machine zo is getekend dat het lijkt alsof de onderdelen uit elkaar zijn getrokken, waarbij de machine als het ware is geëxplodeerd. 

Behoeftebepaling en designconcept

Voordat we begonnen zijn met de realisatie van het project, hebben we samen met Waterkracht en de klanten van Waterkracht in kaart gebracht wat de wensen zijn en waar de knelpunten zitten in het bestelproces voor onderdelen. Zo moest het bestellen middels exploded views gebruiksvriendelijk zijn en naadloos aansluiten op het bestaande bestelproces binnen de webshop van Waterkracht. 

We begonnen met een designconcept waarbij de nieuwe functionaliteiten visueel geïntegreerd werden in het bestaande proces. Dit om de gebruiksvriendelijkheid te waarborgen en om een duidelijke blauwdruk qua databehoefte te hebben.

Synchronisatie met spareparts.live Generator

Waterkracht gebruikt het Kentico CMS als solide basis voor zowel de website als de geïntegreerde webshop. Kentico beschikt over een uitgebreide rest-API waarmee we de aangeleverde exploded view en dataset vanuit spareparts.live Generator konden koppelen. De koppeling is uniform opgezet zodat deze ook te integreren is met andere .NET CMS-systemen zoals Umbraco en/of Ucommerce.

Integratie binnen bestaande e-commerce proces

Waterkracht heeft al jaren een webshop waarin reinigingsmachines en onderdelen besteld kunnen worden. De productdata in de webshop wordt actueel gehouden middels een koppeling met Infor LN (ERP-systeem). De dataset die vanuit de exploded views wordt meegestuurd wordt gesynchroniseerd met deze productdata in de webshop, zodat er vanuit de exploded view ook meteen het juiste artikel kan worden besteld binnen de reeds aanwezige webshopflow. 

Resultaat

Dankzij deze oplossing maakt Waterkracht meerdere efficiëntieslagen in het proces rondom onderdelen bestellen. Bovendien is Waterkracht zelf in staat om de exploded views per product te maken, zodat ze geleidelijk het gehele productenbestand van exploded views kunnen voorzien. Ook een mooie bijkomstigheid; in de fabriek worden de exploded views ook al actief gebruikt, omdat dit sneller werkt dan de papieren tekeningen. 

Bekijk het resultaat op: www.waterkracht.nl