naar Kennisbank

Dit is waarom je nooit moet kiezen voor maatwerk software

Blog
29 november 2022

Best een gekke titel hé, voor een bedrijf dat veel maatwerk software ontwikkelt? Toch is er niets aan gelogen. Voor verschillende uitdagingen rondom digitalisering zitten veel bedrijven met de vraag; kiezen we een standaard software pakket of laten we maatwerk software ontwikkelen? Maar de echte vraag is eigenlijk: waarmee kun je de meeste waarde toevoegen in je business en (interne) werkprocessen? Ik neem je mee in de overwegingen die je zou moeten maken als je voor deze uitdaging komt te staan. 

Wat is maatwerk software?

De term zegt het eigenlijk al: het is software op maat, volledig afgestemd op jouw bedrijfsprocessen en gewenste functionaliteiten. Vaak wordt maatwerk software ingezet voor (complexe) processen, die specifiek voor jouw bedrijf gelden.

Wat is standaard software?

Onder standaard software verstaan we softwarepakketten die ontwikkeld worden voor een specifiek proces, dat bij bedrijven op dezelfde manier verloopt. De functionaliteiten staan vast en om de software optimaal te gebruiken dient het proces op een bepaalde manier te verlopen. Denk hierbij aan een ERP (Enterprise Resource Planning), PIM (Product Information Management) of CRM (Customer Relationship Management) software.

Moet ik dan kiezen voor standaard software pakketten?

Er zijn tal van standaard software pakketten op de markt, voor verschillende doeleinden (administratie, productbeheer, recruitment, supply chain etc.). Er zijn zelfs all-in-one softwarepakketten waarin je jouw hele bedrijfsvoering in kunt onderbrengen. Als jouw bedrijfsprocessen kunnen schikken in één of meerdere standaardpakketten; be my guest! Maar... als standaardpakketten zo goed zouden werken, zou er geen maatwerk software bestaan. In de praktijk blijkt telkens weer dat bedrijfsprocessen niet (volledig) te vangen zijn in de standaard software pakketten.

Onthoud: software is eigenlijk ondergeschikt aan jouw doel. Wat wil je bereiken? Wil je bijvoorbeeld jouw producten centraal beheren? Dan kan het best zijn dat een standaard PIM-systeem prima gaat werken voor je.

Voor- en nadelen maatwerk software vs. standaard software

Om de juiste afweging te kunnen maken zetten we de belangrijkste voor- en nadelen tegenover elkaar:

Ik hoor je denken; is er eigenlijk geen ‘gulden middenweg’? En ja die is er!

Oplossing: combineer softwarepakketten met maatwerk software voor de beste beleving intern én extern

De titel ‘Dit is waarom je nooit moet kiezen voor maatwerk software’ suggereert mogelijk dat we geen fan zijn van maatwerk software. Dat is natuurlijk niet waar. We kennen namelijk geen bedrijf dat efficiënt werkt met standaardpakketten zonder concessies te doen in hun werkwijze en processen. ‘Dit is waarom je nooit moet kiezen voor alleen maatwerk software’ is eigenlijk wat het zou moeten zijn. Maar ja, dan zou je minder snel doorklikken (click-bait!) 😉 Het is de kunst om standaard software slim te combineren met maatwerk software, zodat je efficiënt kunt werken én waarde toevoegt voor jouw klant. Resultaat: de beste beleving intern én extern!

Kies best-of-breed

Wij zijn voorstander van ‘best-of-breed' oplossingen, ook wel het 'Mach' gedachtegoed: je kiest dan niet voor een groot pakket dat alles kan, maar specifieke pakketten die goed zijn in een bepaalde service. Deze verschillende services kun je vervolgens ontsluiten via een presentatielaag (zoals een klantenportaal). Zo ervaar je als gebruiker geen ‘hinder’ van verschillende systemen (bijvoorbeeld ERP, CRM en PIM) en profiteer je van de voordelen van standaard én maatwerk.

En eigenlijk heb ik het dan niet alleen over systemen, maar ook over technieken. Want bij ontwikkeling van digitale oplossingen kiezen we ook waar mogelijk voor bestaande technieken uit onze tech-stack, SaaS (Software-as-a-Service, zoals payment providers en chatbots) oplossingen of pre-builds (voorgedefinieerde code die we voor bepaalde requirements kunnen inzetten) om een vliegende start te kunnen maken.

Een voorbeeld: klantenportaal

Stel, je verkoopt configureerbare producten die niet 1-op-1 te verkopen zijn via een webshop. Onderdelen en accessoires hiervoor zijn wel te verkopen zonder tussenkomst van personen. De meest voorkomende touchpoints zijn:

  • Offerte aanvragen (klant vult formulier in op de website en medewerker maakt offerte)
  • Onderdelen en accessoires bestellen (klant bestelt onderdelen via webshop)
  • Contact met supportafdeling (klant mailt hulpvraag of klacht)

We maken nu een globale vergelijking tussen standaardpakketten, software op maat en de juiste balans tussen beide:

Vanuit hier zou een volgende stap kunnen zijn: het offerteformulier omzetten naar een configurator, waardoor men de complexe producten ook online kan bestellen. Zo deden we dit ook voor Sentimo.

Kun je alle standaard software koppelen aan maatwerk?

Tegenwoordig wordt bijna elke software volgens het API-first principe ontwikkeld. Dat wil zeggen, de software is ingericht op het ontsluiten van data, zodat je makkelijk andere (maatwerk) software kunt koppelen. Zo koppelen wij bijvoorbeeld regelmatig met verschillende systemen, zoals:

  • AFAS
  • Exact
  • Compano
  • SAP
  • Microsoft Dynamics
  • Emply
  • Workday
  • Pay.nl
  • Stripe
  • Stratech
  • Trengo

Hoe bepaal ik wanneer ik welke software kies?

Het lastige is; er is geen panklaar antwoord. Maar kies in ieder geval niet op voorhand een standaardpakket om grip te houden op de kosten, want vaak is goedkoop dan duurkoop. Kijk liever naar de (digitale) strategie voor de lange termijn. De keuze maken is makkelijk als je weet waar je naartoe wilt. Er gaat eigenlijk een heel proces aan vooraf. Inmiddels hebben we met verschillende opdrachtgevers vooraf een digitale strategie en roadmap opgesteld en vanuit deze strategie en roadmap werken we gefundeerd aan de best passende oplossingen. We kijken hierbij naar de behoeften van de eindgebruiker, de eisen en wensen van de interne gebruiker maar ook naar jouw huidige IT-landschap. Door slimme integraties komen we tot de beste oplossing en die bestaan vaak uit een optimale afstemming van standaard en maatwerk software.

Wie betrek ik in de keuze voor software?

Ik weet natuurlijk niet vanuit welke hoedanigheid jij dit artikel leest. Maar wat ik je adviseer is om verschillende stakeholders mee te nemen in het keuzeproces. Denk aan iemand...

  • Van ICT, met kennis van het huidige IT-landschap en vanuit functioneel beheer en security oogpunt
  • Die dagelijks te maken heeft met de bestaande software en/of bedrijfsproces(sen). Maak hier een slimme selectie van medewerkers vanuit verschillende lagen in de organisatie.
  • Die budgettechnisch beslissingen mag maken, die wil je zo vroeg mogelijk in het proces aanhaken, zodat hij/zij op de hoogte is van de beweegredenen en afwegingen die je maakt.
  • Van sales of marketing, die mee kan denken over de unieke waardepropositie voor jouw (toekomstige) klanten
  • Die op dit moment jouw ideale klant is! (het liefst meerdere contactpersonen) Deze geven je waardevolle inzichten over wensen en behoeften van jouw doelgroep, die een grote rol spelen in hoe je onderscheidende bedrijfsprocessen inricht.

Ben je benieuwd naar de kansen van standaard en/of maatwerk software voor jouw bedrijf?

Ik denk graag met je mee! Laat hieronder jouw telefoonnummer achter, dan bel ik je snel terug!

Een artikel door:
Jeffrey
Projectmanager