Een onboarding app met inmiddels al meer dan 2.000 actieve gebruikers

Uitdaging

De vraag naar zorgprofessionals is groot, dat is niet nieuw. Des te belangrijker is het om (nieuwe) medewerkers goed aan boord te krijgen én te behouden. Een goede start inclusief inwerkprogramma is daarbij van groot belang. Daarom ging Frontis samen met Sensire aan de slag met de volgende uitdaging:

"Hoe kunnen we een onboardingproces creëren waarmee nieuwe medewerkers efficiënter en tevredener “onboarden” binnen een gebruiksvriendelijke, inspirerende en digitale omgeving?"

Sensire wil in de eerste 100 dagen haar nieuwe medewerkers op een innovatieve en efficiënte manier digitaal aan de hand nemen. Daarnaast is het ook van belang om relevante informatie op een eenvoudige manier te verstrekken én verzamelen, zodat ook het administratieve proces rondom onboarding makkelijker en sneller verloopt.

Er is geen tijd te verliezen, een maandenlang traject voor conceptontwikkeling past niet bij het vraagstuk en de urgentie daarvan. Daarnaast weten we allemaal dat een langdurend traject ook niet goed is voor het enthousiasme en creativiteit.

De oplossing? Zet verschillende (digitale en design thinking) experts van Frontis en Sensire 4 dagen bij elkaar en geef ze één doel: creëer een door eindgebruikers gevalideerd prototype om het vraagstuk te beantwoorden.

Oplossing

Een designsprint dus. Een intensieve week waarin we samen met een team een oplossing creëren voor een probleem. Een hele week in je agenda blokken klinkt misschien als een no-go, maar het opdelen in 4 projectgroepen met maandelijkse ‘hei’-sessies gaat je ook niet verder brengen. Bedenk je dat belangrijke vraagstukken tijd mogen kosten, anders was de oplossing er al wel geweest. Onze collega Jeffrey schreef al eens een blog over de designsprint-methodiek.

Designsprint bij Sensire

Op dag 1 lag de focus op het begrijpen en kaderen van het vraagstuk. Vanuit deze focus werd er op dag 2 en 3 toegewerkt naar een concept waarin functionaliteiten zijn verwerkt die een nieuwe Sensire collega gaat helpen in zijn of haar eerste 100 dagen. Mooi voorbeeld: het aanleveren van een kopie van een identiteitsbewijs gaat vaak verkeerd en zorgt voor veel foutieve invoeren. Samen met de eindgebruiker kwamen we tot de oplossing: “Gewoon het scannen van je paspoort. Dat kan toch?” Of het creëren van een afvinklijst voor de belangrijkste to-do’s.

Op dag 4 stond er een klikbaar prototype, dat direct is getest bij een groep eindgebruikers. Vanuit een aparte ruimte analyseerde het team de feedback van de eindgebruikers, waarna we het concept verder konden aanscherpen. Sommige functies hebben het uiteindelijke concept niet gehaald, zo simpel kan het oordeel van een groep eindgebruikers ook zijn. 

Minimal Viable Product

Met het Sensire team bepaalden we vervolgens de requirements en stelden een minimal viable product (MVP) op. Je kunt in de eerste fase niet alles ontwikkelen als je snel vooruit wilt: de onderdelen met veel toegevoegde waarde voor de eindgebruiker en Sensire zijn het belangrijkst. Hieruit volgde een selectie uit onze tech-stack: met welke technologie, platformen (bijvoorbeeld het CMS en externe software) en best-practices kunnen we de vastgestelde requirements ontwikkelen?

Er is gekozen voor een Progressive Web App (PWA) gekoppeld aan het Sensire CMS platform op basis van Vue binnen het Nuxt.js framework. Vervolgens is het minimal viable product (MVP) ontwikkeld door het vaste ontwikkelteam voor Sensire bij Frontis.

Resultaat

De innovatieve onboarding app neemt nieuwe medewerkers van Sensire stapsgewijs mee door de eerste 100 dagen, vanaf het moment dat ze zijn aangenomen:

• Vanuit een beveiligde link maakt de nieuwe medewerker een account aan.
• Via een chatbot doorloopt de gebruiker een flow waarin hij op intuïtieve wijze zijn persoonsgegevens controleert en aanvult. Je kunt dit vergelijken met een WhatsApp gesprek.
• Het inscannen van diploma’s en paspoorten is verleden tijd. Slimme software haalt de relevante data uit een foto die de gebruiker met zijn smartphone maakt van zijn identiteitsbewijs en diploma en zorgt voor een foutloze invoer direct in de interne systemen van Sensire.
• Na het afronden van de chatbot maakt de nieuwe medewerker kennis met Sensire. 24/7 en vanaf elke gewenste plek! Via een centraal dashboard start hij het 100 dagen programma en doorloopt hij stap-voor-stap de eerste weken. Denk bijvoorbeeld aan het bekijken van het teamoverzicht, het maken van een digitaal visitekaartje, het bekijken van de Sensire bios of het volgen een quiz over de kernwaarden van Sensire.

Daarnaast is de app voorzien van gamification: aan de stappen binnen het 100 dagen programma is een motiverende beloning gekoppeld. Bij het behalen van belangrijke mijlpalen kan de nieuwe medewerker zijn of haar team trakteren op iets lekkers of een speciale ‘Sensire herbruikbare waterfles’ bestellen!

Waar staan we nu?

We zijn live! Via jij.sensire.nl starten nieuwe medewerkers hun onboarding digitaal bij Sensire. Alle nieuwe zorgmedewerkers doorlopen de eerste 100 dagen, ondersteund door de app van Sensire. De eerste resultaten stemmen zeer tevreden!  

• Veel administratieve onboardingprocessen zijn nu gedigitaliseerd. Deze processen verlopen sneller en gebruiksvriendelijker. Daarnaast is de foutgevoeligheid teruggebracht
• Gegevens worden 24/7 op elke gewenste locatie aangevuld via één centrale werkwijze met minder handmatige acties.     
• De app zorgt voor een positievere eerste indruk bij nieuwe werknemers én biedt een belangrijke toegevoegde waarde in de eerste 100 dagen bij Sensire. Medewerkers beginnen tevredener aan hun nieuwe baan! 
• Er zijn al ruim 2.000 actieve gebruikers gemeten. Daarbij blijkt de app ook een toegevoegde waarde te leveren na de eerste 100 dagen.

Samen met het team van Sensire is nu de doorontwikkeling gestart. Hoofddoel is de optimalisatie van bestaande functionaliteiten en de ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten. Voor de eerste 100 dagen, maar ook voor alle dagen daarna…