In het artikel 'Digitale transformatie strategie: hoe stel je die op?' nam mijn collega Robbin je mee in de stappen die je moet zetten om tot een doeltreffende digitale strategie te komen. Heb je de organisatie achter de beoogde digitale strategie? Geniet van het moment. Nu moet je het nog waarmaken! In dit artikel vertel ik je hoe je jouw digitale strategie in 4 stappen vertaalt naar een realistische roadmap.
We doorlopen de volgende stappen:
In een digitale roadmap leg je vast:
Met deze roadmap kijk je verder dan de aankomende sprints en kun je rekening houden met cruciale veranderingen gedurende het ontwikkeltraject. Met een roadmap neem je iedereen mee in een proces richting een gezamenlijk doel. Het geeft je de kans perspectief te bieden aan jouw organisatie. En we blijven het zeggen: werk agile! Begin klein, test, leer en bouw successen uit.
Een roadmap is nooit in beton gegoten, leer van alle ervaringen en durf de roadmap bij te stellen. Hou het flexibel en behapbaar voor jezelf en de rest van de organisatie. De roadmap geeft je ook het praktische voordeel dat je rekening kunt houden met budgetten en eventuele inzet van technische partners. Voorkom dat stakeholders of collega’s afhaken doordat ze het gevoel hebben niet geïnformeerd te zijn of weinig invloed hebben op de gemaakte keuzes. Dit gaat je opbreken op het moment dat er een verandering (technisch, gedrag of procesmatig) moet plaatsvinden.
Hieronder leg ik in 4 stappen uit hoe je tot een digitale roadmap komt:
Vanuit de digitale strategie kun je de benodigde blokken uitwerken. Wat moeten we doen om de doelstelling te halen?
Betrek bij het ontwikkelen van een digitale roadmap altijd de belangrijkste stakeholders. Maak deze personen deel van de strategie en roadmap. Belangrijke tip: loop niet om de ciriticasters heen, betrek deze personen juist. Door hen mee te krijgen krijg je sneller breed draagvlak in de organisatie, want de weerstand neemt af. In het begin kan het omvangrijk aanvoelen; Team-calls met veel personen en veel feedback en nieuwe ideeën vanuit alle kanten van de organisatie. Of dit altijd relevant is mag de doelgroep bepalen 😉 Pak door en selecteer binnen elk domein de belangrijkste stakeholders en koppel deze aan een deliverable. Gebruik je digitale strategie om doelen en KPI’s te communiceren. Het gezamenlijke doel is dan duidelijk. Je kunt hier een hele studie van maken door middel van een stakeholder-analyse. Mijn ervaring is dat gezond verstand en ‘sociale voelsprieten’ voldoende zijn om een goede selectie te maken.
Belangrijk is om de organisatie op één lijn te krijgen, durf mensen te betrekken en probeer vooringenomenheid te voorkomen. Toekomstige veranderingen in structuur, processen en routines zorgen voor onzekerheid en spanning. Wees je daarvan bewust en zorg voor een structurele informatievoorziening en ruimte voor eigen inbreng. Bespreek een vast moment voor bijvoorbeeld een weekly en zorg dat iedereen weet wat er verwacht wordt. Extra tip: sla documentatie én de roadmap op een centrale plek.
Mijn collega Robbin schreef in het artikel over digitale strategieën dat we ook ook een IT-landschap analyse van je organisatie doen. Deze analyse gaan we nu gebruiken om een goede ‘current state’ te bepalen, een blauwdruk van de huidige situatie. Vaak heb je als organisatie namelijk te maken met IT-legacy. Veel systemen en platformen die, vanuit goede bedoelingen, zijn ontstaan. Het idee om blanco te beginnen is idealiter prachtig, toch zul je in de praktijk rekening moeten met hetgeen wat er nu staat en in gebruik is. Deze inzichten helpen je bij de uiteindelijke techniek en toolingkeuze van een gevalideerd concept. Bij Frontis doen we dit altijd samen met de productowners en lead developers. Eventueel nodigen we ook experts uit van bedrijfskritische applicaties, bijvoorbeeld het ERP of CRM. Samen bepalen we de huidige status en logische vervolgstappen.
We hebben nu alle ingrediënten om de digitale roadmap te visualiseren. De digitale strategie kan van toepassing zijn voor de aankomende jaren. Desondanks kan er tussentijds veel gebeuren. Onze ervaring leert dat het verstandig is om de eerste 12 maanden goed uit te werken als roadmap, de rest volgt later! Hou hierin rekening met de impact op het budget en je eigen organisatie. Wees niet te gedetailleerd in je roadmap, inhoudelijke informatie over deliverables verwerk in je systemen als Microsoft DevOps of JIRA. Benoem de deliverables die niet in de eerste 12 maanden passen wel, plaats deze op een centrale plek (backlog) binnen Microsoft DevOps of JIRA. Zorg dat het duidelijk is en voor iedereen begrijpelijk. Je bewaakt het proces en uitkomsten en kijkt qua roadmap steeds een aantal stappen vooruit. Probeer hierin alle ervaringen, positief of negatief, te gebruiken. Leer ervan. Wees ook niet blind voor nieuwe inzichten, wees scherp en valideer deze bij je doelgroep(en). Wie weet is het goud waard!
Misschien denk je nu: 'Lekker flexibel, Jeffrey. Twaalf maanden vastzetten. Hoe noem je dat ook alweer? Agile?'. Goede vraag, idealiter zet je een doel en werk je daar binnen sprints naar toe. De realiteit is dat dit te weinig houvast geeft voor verwachtingen, doorlooptijden en budgetten. Daarom zetten we met een roadmap de bekende stip op de horizon. Binnen sprints werken we toe naar het beoogde doel en eindresultaat. Na elke deliverable reviewen we de voortgang en sturen we onze roadmap bij als dit nodig is. Eventueel voeg je nieuwe inzichten toe of verander je prioriteiten. Op deze wijze blijf je flexibel en hou je sturing.
Vanuit de roadmap ga we echt starten! Genieten, maar toch start dit proces ook vaak met een en dezelfde vraag: 'Mooi plan, maar wat gaan jullie nu echt maken?'. Vaak weten we dit zelf ook niet 😉 Dit heeft ook een goede reden. Stel dat we binnen een e-commerce strategie een B2B platform ontwikkelen. Het is dan van cruciaal belang dat we een oplossing ontwikkelen die naadloos aansluit bij het vraagstuk, behoeften en de journey van de doelgroep. Daarnaast moet het ook aansluiten bij de doelstelling uit de strategie. Om hiervoor een doordacht concept te ontwikkelen starten we met een 'sprint 0'.
De eerste sprint binnen een deliverable noemen we sprint 0, hierin doen we onderzoek naar de behoeften van de doelgroep en prototypen we een gevalideerd UX-concept. Mijn collega Bregje is interaction designer bij Frontis en gaat je hier alles over vertellen binnenkort. To be continued!
Wij denken graag met je mee bij het opstellen van de digitale strategie voor jouw organisatie.